Automatizace dokumentů –
často kladené otázky

Jak začít

  1. Máme zájem o spolupráci – jak na to?

    Každá firma je unikátní. Obvykle spolupráci zahájíme domluvením telefonického nebo Skype rozhovoru, případně osobního setkání se zástupci firmy, během kterého nasloucháme vašim představám a potřebám, zodpovíme vaše otázky a následně doporučíme vhodné řešení.

    Poté obvykle následuje zkušební verze zdarma nebo pilotní projekt. Velmi rádi pro vás vytvoříme zkušební účet zdarma, provedeme vás systémem a pomůžeme s vytvořením prvních dokumentů.

    Stačí nás jen kontaktovat prostřednictvím našeho formuláře níže nebo napsat přímo na e-mail automation@legito.com.

  2. Můžeme si Legito vyzkoušet zdarma?

    Samozřejmě! Nikdo nechce kupovat zajíce v pytli.

    Díky tomu, že jsme cloudová aplikace, nemusí se nic instalovat, zřízení testovacího účtu je snadné a rychlé. Testovací účet vám rádi zřídíme zdarma a také zdarma poradíme s automatizací. V žádné fázi na to nebudete sami.

    V Legitu máme rovněž veřejně dostupnou sbírku automatizovaných vzorů právních dokumentů, které vytvořili a publikovali právníci zapojení do naší platformy. Můžete si tedy vyzkoušet práci s automatizovanými dokumenty na této veřejné sbírce.

  3. Můžete nám Legito nainstalovat na náš vlastní server?

    Ano, můžeme. Standardně preferují firmy provoz aplikace na našem zabezpečeném cloudu, avšak pokud budete chtít mít vlastní server, rádi vyhovíme. V takovém případě je jen třeba pamatovat na to, že údržba aplikace a aktualizace na novější verze jsou složitější.

  4. Kolik to bude stát?

    Testovací účet vám rádi zřídíme zdarma.

    Cenu licence stanovujeme vždy individuálně dle potřeb konkrétního klienta. Cena je závislá na:

    • počtu automatizovaných dokumentů;
    • počtu vygenerovaných dokumentů měsíčně;
    • velikosti úložiště;
    • počtu zaměstnanců.

    Vzhledem k tomu, že naše aplikace je v zabezpečeném cloudu – tedy není potřeba žádná instalace nebo vlastní server – pohybuje se cena základní verze v řádu nižších stovek euro měsíčně. Tato základní verze obsahuje možnost vytvoření několika typů dokumentů, abyste se přesvědčili, že se vašim zaměstnancům s Legitem pracuje příjemně. S narůstajícím počtem dokumentů a jejich vygenerováními postupně stoupá také cena licence.

Tvorba dokumentů

  1. Jak se v Legitu tvoří automatizované vzory dokumentů?

    Prostřednictvím našeho jednoduchého a intuitivního editoru, který je podobný jako Word. Jednoduše si dokument sestavíte z jednotlivých dílů podobně jako Lego.

    S naším editorem již pracují stovky právníků napříč všemi generacemi. Vytvořili v něm již tisíce automatizovaných dokumentů. Nemusíte se tedy obávat, že byste práci s editorem nezvládli.

    Podívejte se na malou ukázku práce s naším editorem:

  2. Mohu automatizované vzory dokumentů jednoduše měnit?

    Ano, vzory můžete měnit stejně jednoduše jako je vytvářet. Stačí udělat změnu ve vzoru dokumentu, uložit ji a ve vhodný čas publikovat. Od tohoto momentu už se bude všem zaměstnancům zobrazovat nová verze vzoru, kterou si mohou automaticky nastavit či vyplnit.

    Pokud se vám něco nepovede a budete se chtít vrátit k předchozí verzi, ani to není problém. Legito ukládá všechny uložené verze vzorů vašich dokumentů.

  3. Umí Legito verzovat dokumenty?

    Ano, tuto funkci Legito obsahuje. Využívána je nejčastěji právním oddělením při kontrolách smluv vytvořených různými odděleními vaší firmy nebo v rámci advokátní kanceláře při kontrole smluv vytvořených juniorními právníky jejich zkušenějšími kolegy.

    Také tuto funkci můžete využít při vyjednávání s druhou smluvní stranou o obsahu smlouvy. Nasdílejte jednoduše odkaz na smlouvu druhé straně, ta v dokumentu provede případné změny a vy následně přesně uvidíte, co bylo změněno.

  4. Naučíte nás jak vytvořit nastavitelné vzory?

    Samozřejmě! Máme video tutoriál, kde je přehledně vysvětlena a ukázána práce s naším editorem pro tvorbu automatizovaných vzorů, takže zaučení nových kolegů bude hračka.

    Automatizovali jsme již tisíce vzorů dokumentů, a máme tedy zkušenou podporu pro automatizaci dokumentů, která vám kdykoliv ráda poradí, nebo za vás dokument či jeho část dokonce automatizuje.

    Naše technická podpora hovoří anglicky, německy, španělsky, francouzsky, rusky, polsky, česky, slovensky a srbsky.

    Samozřejmou součástí naší služby je také úvodní zaškolení.

  5. Můžeme si nastavit vlastní design generovaných dokumentů?

    Ano, můžete. Jednoduše do Legita nahrajete wordový dokument jako vzor, jak má vygenerovaný dokument vypadat – a náš systém poté už generuje dokumenty s tímto vzhledem.

    Výhodou tohoto řešení je, že při změně loga, sídla nebo jiných částí korporátní identity nemusíte měnit veškeré wordové dokumenty, ale změníte pouze tento jeden vzor. Od toho okamžiku už si budou vaši zaměstnanci generovat smlouvy v novém vzhledu.

    Můžete do Legita nahrát více wordových vzorů a poté si jen vyberete, který z nich chcete aktuálně pro vzhled vygenerovaného dokumentu použít. To je vhodné zejména pro firmy, které mají dceřiné či partnerské společnosti, které mají odlišný brand. Uplatní jej také advokátní kanceláře, u nichž jejich velcí klienti vyžadují, aby jim byly vytvářeny jejich dokumenty v designu dle korporátní identity.

    Výše uvedené platí také pro generování PDF dokumentů.

  6. Jaké jazyky a státy umíte?

    Náš systém zvládne veškeré jazyky, které se píší lineárně (tedy zleva doprava či zprava doleva). Je na vás, jaké jazykové verze si vytvoříte.

    Pokud jste mezinárodní firma a potřebujete smlouvy rozdělit podle různých států, i s tím si náš systém dokáže poradit!

    Naše technická podpora hovoří anglicky, německy, španělsky, francouzsky, rusky, polsky, česky, slovensky a srbsky.

  7. Jak dostanu své wordovské dokumenty do Legita?

    Klíčem k automatizaci dokumentů a navazující datové analýze je dostat texty do strukturované podoby, které budou počítače rozumět. Z toho důvodu není možné jen nahrát vaše Word dokumenty jako celek do našeho editoru, ale je třeba je kopírovat po částech.

    S převedením vašich wordovských dokumentů do Legita vám velmi rádi pomůžeme. Některé firmy nechají automatizaci svých dokumentů rovnou na nás a jen nám pošlou své Word dokumenty s instrukcemi. My už se o vše ostatní postaráme.

Integrace s ostatními systémy

  1. Můžete k nám do firmy poslat své specialisty?

    Ano, rádi do vaší firmy pošleme své specialisty na integraci Legita s podnikovými systémy. Uvědomujeme si, že někdy je pro klienta přínosem, když poskytneme fyzický support v jeho prostředí. K tomuto kroku přistupujeme zejména při rozsáhlých integracích (například v bankách).

    Délka, po jakou náš tým bude působit ve vaší firmě, záleží na rozsahu integrací. Nemáme problém ani s působením našeho týmu ve vaší firmě v řádu měsíců či let.

    Integrace zajišťují námi proškolení specialisté z řad našich integračních partnerů. Integrační partneři působí téměř po celém světě.

  2. Můžeme se do Legita přihlašovat z webu naší firmy?

    Můžete. Po přihlášení do svého účtu si můžete zkopírovat jednoduchý kód, který váš správce stránky pouze vloží na příslušné místo.

  3. Umí Legito přijímat data z ostatních systémů / posílat data do ostatních systémů?

    Ano, Legito umí přijímat data z jiných systémů a vkládat je na příslušná místa do dokumentů či dokumenty podle nich nastavovat. Umí také odesílat data vložená do dokumentů prostřednictvím našeho uživatelského rozhraní.

    Odesílání i přijímání je možné prostřednictvím našeho API.

  4. Mohu vygenerovat dokument, aniž bych musel Legito otevřít?

    Ano, můžete. Díky možnosti přijímat/odesílat data si můžete vygenerovat dokument „na pozadí“, aniž byste museli Legito otevřít. Nejčastěji je tato možnost využívána zaměstnanci poboček při rychlém generování dokumentů pro klienty (na pobočkách bank, pojišťoven, telefonních operátorů apod.).

  5. Mohu vidět dokumentaci k vašemu API?

    Samozřejmě! Dokumentaci si můžete stáhnout ZDE. Budete-li se potřebovat na cokoliv k našemu API doptat, ozvěte se nám.

    V případě jakýchkoliv doplňujících dotazů jsme vám plně k dispozici na e-mailu automation@legito.com. Neváhejte nás kontaktovat!

Ostatní funkce

  1. Co umí Legito v oblasti řízení dokumentů (Document Management System = DMS)?

    V Legitu můžete vést záznamy o jednotlivých dokumentech, verzovat je, přiřazovat k nim stavy a osoby, které je v příslušném stavu spravují.

    Různá oprávnění můžete nastavovat nejen jednotlivým osobám, ale i jednotlivým dokumentům (dokumenty můžete například označit jako důvěrné – uvidí je pak jen osoby s právem vidět důvěrné dokumenty).

    V našem DMS lze rovněž dokumenty filtrovat dle mnoha kritérií. Legito obsahuje také analytický modul, který vám umožní jednoduše analyzovat obsah dokumentů a vytvořit manažerské reporty.

    Legito dále automaticky upozorňuje na termíny ve smlouvách či jiných dokumentech.

    V Legitu si můžete nastavit, jaké stavy lze dokumentům přiřazovat, můžete pohodlně rozdělovat dokumenty a lidi do skupin.

    Legito funguje i jako úložiště souborů. Nejčastěji naši uživatelé k jednotlivým položkám přiřazují skeny podepsaných dokumentů.

    Údaje můžete exportovat do Excelu.

    Praktický příklad: Pracovník v oddělení prodeje vyplní a nastaví automatizovaný vzor smlouvy, nastaví jeho stav na „připraveno ke kontrole“ a přiřadí jej podnikovému právníkovi. Podnikový právník má v rámci svého účtu seznam smluv, které má zkontrolovat. Jakmile to udělá, může revidovaný dokument přiřadit projektovému manažerovi a změnit stav na „připraveno k podpisu“. Jakmile projektový manažer zajistí podpis dokumentu, změní stav na „podepsáno“, přidá k záznamu sken dokumentu a přiřadí dokument osobě, která má ve firmě na starosti správu smluv.

  2. Jak funguje hlídání termínů ve smlouvách?

    Při tvorbě nastavitelných vzorů dokumentů označíte pole, kam uživatelé zadávají datum expirace smlouvy, datum placení a/nebo datum předání.

    Uživatelé pří tvorbě dokumentů nastavováním a vyplňováním vzorů doplní do příslušných polí data, Legito vám poté pošle upomínky před každým datem.

    Legito také umí vzít data a automaticky je zaznamená do vašeho kalendáře (například Google kalendáře).

    I po vytvoření dokumentu do něj můžete přidávat data prostřednictvím modulu pro řízení dokumentů, například datum podpisu nebo datum ukončení.

    Vložit data můžete rovněž k záznamům o externích dokumentech.

  3. Je vaše cloudové řešení bezpečné?

    Naprosto. Naší prioritou je bezpečnost dat našich klientů.

    Náš server obdržel nejvyšší bezpečnostní hodnocení (5 hvězd) od Datacenter Star Audit (DCSA) a také je certifikován TÜV podle ISO 27001.

    Spojení mezi vaším počítačem a naším serverem je šifrované, stejně tak jako uložená hesla (salted SHA-1). Neukládáme trvale vygenerované PDF a Word soubory, ihned po stažení nebo odeslání na e-mail jsou automaticky smazány.

    V našem systému můžete nenávratně vymazat všechny údaje vložené do dokumentů.

    V případě, že mají naši zákazníci zájem, jsme schopni šifrovat i samotný obsah dokumentů.

    Pro více informací o zabezpečení nás prosím neváhejte kontaktovat.

  4. Může Legito sloužit také jako úložiště skenů našich dokumentů a jiných souborů?

    Jistě, může. Do Legita můžete vložit k jednotlivým záznamům libovolný počet souborů jakéhokoliv typu. Nejčastěji uživatelé vkládají skeny podepsaných dokumentů.

  5. Mohu v Legitu nastavit práva pro jednotlivé zaměstnance?

    Ano. Legito umožňuje nastavit jednotlivým uživatelům celou škálu oprávnění a rozdělit zaměstnance do jednotlivých kategorií (oddělení).

    Dokumenty můžete například označit jako důvěrné – uvidí je pak jen osoby s právem vidět důvěrné dokumenty.

  6. Jak funguje vaše analytika?

    Legito vám umožňuje jednoduše, přehledně a rychle analyzovat údaje z vašich smluv a dalších dokumentů a vytvořit z nich manažerské reporty v grafech.

    Vyberete si dokumenty a pasáže, které v nich chcete analyzovat, případně můžete zadat i kontext. Náš systém následně veškeré vytvořené dokumenty analyzuje a automaticky vytvoří statistiku a grafy, jež můžete exportovat.

Jste připraveni začít? Rádi vám představíme aplikaci Legito a založíme 30denní účet zdarma na zkoušku!

Iveta Pecharova

Iveta Pecharová

Chief Sales Officer

Tato internetová stránka používá soubory cookies. Pokračováním v prohlížení této internetové stránky nebo kliknutím na tlačítko "Souhlasím", souhlasíte s použitím souborů cookies. Více informací